11 тайни за предаване на лоши новини по време на работа

2024 Автор: Steven Freeman | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 08:15

Давайте обратна връзка бързо, но не веднага

Не чакайте годишен преглед, за да извикате области на подобрение. Бързо обърнете внимание на проблемите, така че подробностите да са свежи в съзнанието ви. Ден след инцидента е сладкото място; отделянето на малко време потушава твърде горещите емоции и ви позволява да се подготвите и да бъдете по-внимателни с думите си. "В момента и двете страни ще имат по-силна, по-малко полезна реакция", казва Дженифър Портър, управляващ партньор на Boda Group, фирма за развитие на лидерство и екип. Годишните или тримесечните прегледи трябва да обхващат цели и да се съсредоточават върху бъдещата изглеждаща обратна връзка - например какво трябва някой да направи повече или по-малко, за да напредне в кариерата си („Ако искате да станете по-опитни в анализа на данните, мога да ви видя как скачате към следващото ниво”).

Спомнете си намерението си

Помислете защо искате да споделите отзиви на първо място. "Правиш това, защото искаш да помогнеш на човека да успее", казва Портър. По това време може да се почувствате по-малко доброжелателни от това - може да мислите, че просто трябва да ограничите лошите навици или да поправите небрежна работа - но всякакъв вид обратна връзка помага на вашия екип да се учи и да расте. Вие също искате да спечелите доверието им. „Ако не предоставите обратната връзка, някой друг ще направи и може да не върши толкова добра работа, колкото бихте имали“, казва Фреян Билимория, директор на операции с хора в Skillshare, онлайн общност за обучение. По време на разговора изразете намерението си. Кажете: „Казвам ви това, защото ми пука за вас и искам да сте максимално ефективни“.

Помислете за съдържанието, а не за доставката

Много мениджъри се притесняват как ще омекотят удара вместо това, което ще кажат, казва Портър. „Това е като подготовка за изказване и фокусиране върху това, което ще облечете, а не върху съдържанието на вашата презентация“, отбелязва тя. Запитайте се: „Какво е основното ми послание? Какво се надявам този човек да отнеме от разговора? Какво искам да се случи след това? Напишете какво ще кажете и практикувайте под душа или на доверен колега. Нулево в поведението или действието, вместо да обсъждате чувства и дайте конкретни примери от рода на „Забелязах, че сте прекъсвали хора шест пъти в тази среща“(срещу „Ти си груб с колегите“).

Започнете с въпрос

Дискусията трябва да бъде диалог, а не монолог. Кажете: „Бих искал да говоря с вас, за да споделя някои отзиви. Това добре ли е? “Човешката природа е да кажете „да“, но като поискате разрешение, можете да укрепите връзката, казва Портър. Друга тактика: Накарайте другия човек да води разговора. Кажете: „Бих искал да поговоря с вас за х. Какво мислиш, че мина добре? Какво мислиш, че не? Дайте време на служителя си да отговори. „В много случаи те вече знаят къде не стигат”, казва Фран Хаузър, автор на „Митът за хубавото момиче” („Когато рамката на разговора е колаборация вместо критика, тонът е по-благоприятен."

Използвайте по-малко думи

Бъдете максимално конкретни. Неясни или клиширани фрази („Трябва да работите върху вашето изпълнително присъствие“) или обратна връзка със захар е объркваща за слушателя, увеличавайки вероятността те да пропуснат изцяло вашата точка. „Ако използвате 100 думи, за да кажете, че някой е изпуснал краен срок, прекалено обяснявате“, казва Портър. И след като се заредите с думи за пълнеж и омекотители („Знам, че сте преуморени”), обратната връзка започва да се чувства лична и пристрастията могат да се промъкнат, казва Билимория. Вместо това стигнете дотам и споменете какво сте наблюдавали. Кажете: „Забелязах, че пропуснахме крайния срок за последните два доклада. Какво стана?"

Не заливайте съобщението си

Честият навик да се сандвичи отрицателна обратна връзка между две резени от похвала може да е инстинктивен, но това е една от най-големите грешки, които мениджърите правят, казва Билимория. Скриването на обратна връзка вътре в комплиментите за изхвърляне отнема силата на думите ви. „Хората виждат, че идва; тогава те ще отхвърлят положителното, ще изчакат отрицанието и няма да се доверят на това, което трябва да кажете “, казва Портър. Какво можете да направите, за да бъдете мили, но директни: Изразете отзивите положително, казва Хаузер. Кажете: „Много върви добре, но имам конструктивна обратна връзка за някои неща, които се нуждаят от подобрение“или „Имам съвет, който може да ви помогне“.

Осигурете контекст

Защо ви е грижа, ако някой достави работа късно? Или не форматира презентациите перфектно? Отговорите може да са ви очевидни, но служителят трябва да разбере защо стои зад вашата обратна връзка. Опитайте се да поставите конкретни бележки в по-голямата картина - например „Когато нашият отдел закъснява с работа, това засяга и други екипи“или „Когато финансовите ви средства изглеждат несъответстващи, това може да доведе до липса на увереност в вашите номера.“Разясняването защо вашите отзиви са важни, казва Hauser, може да улесни доставката и чуването.

Бъдете съпричастни

Получаването на критични коментари е трудно. „Няма значение колко умели сте в предоставянето на отзиви. Все още ужилва - казва Портър. Не бъдете прекалено груби, слушайте гледната точка на другия човек и останете спокойни. Освен това, избягвайте думата "вие", ако можете. „Изтънченият избор на думи може да накара разговора да се чувства като диалог, а не като атака“, казва Хаузер. Например, вместо да казвате: „Това е, което мисля, че бихте могли да направите по различен начин“, кажете: „Това е, което според мен би могло да се направи по различен начин“.

Направете го лице в лице

Доставянето на трудни новини по имейл или телефон е примамливо, но срещата лично (или чрез Skype или FaceTime) е по-ефективна, казва Хаузер. Позволява ви да четете невербални сигнали и емоционални намерения един на друг. „Да бъдеш лице в лице е единственият начин да гарантираш, че другият човек може да почувства състраданието ти“, казва Хаузер. Освен това, ако не можете да видите служителя си, ще бъде по-трудно да разберете дали те са разстроени или дори ще обърнат внимание на това, което казвате. „Седнете изправени и поддържайте контакт с очите, без значение колко е трудно“, казва Хаузер.

Имайте план за проследяване

Затворете разговора с дискусия за следващите стъпки. Попитайте как можете да бъдете полезни и да решите заедно кога трябва да говорите отново (дни, седмици или месеци по-късно, в зависимост от проблема). След това се регистрирайте след ден или два, за да видите как се чувства другият човек. Естествено е приемникът за обратна връзка да се отдалечи малко ранен от разговора, дори и да беше продуктивен, казва Портър. "Трябва да дадете време на хората да обработват", казва Билимория. "Ключът към силните връзки е примката назад." Когато го направите, ще спечелите доверие, което ще улесни споделянето на обратна информация следващия път.

Не забравяйте също да дадете достатъчно похвали

Направете предоставянето на положителни отзиви част от рутината ви - не просто го притискайте към неприятни разговори. Въпросът не е просто да поставите хора или да дадете на всеки трофей; положителната обратна връзка е инструмент за професионално развитие. На първо място е конструктивно - полезно е хората да знаят какво правят добре, за да могат да продължат да го правят. Второ, тя помага да се създаде култура, която е по-отворена и толерантна към обратна връзка, казва Портър. Бъдете конкретни и тук. Кажете: „Много ми харесва начина, по който се справихте с това предизвикателство“или „Оценявам, че сте разговаряли с други отдели, за да получите тяхната покупка“. И го казвайте често. "За всяка част от критиката трябва да дадете поне пет части от похвалите", казва Хаузер. „Това води хората до място, където те жадуват за обратна връзка.“